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五 ----陕甘宁邮管局办理“邮用公文”的参考
陕甘宁边区邮政史编写委员会
1948年9月
目 录
一、说明
二、公文的类别及其用途
(一)呈文 (二)报告
(三)便函 (四)公函
(五)通知 (六)命令
(七)批答 (八)指示信
(九)电报 (十)通告
(十—)验单 (十二)说明书
三、公文用语及格式
四、副张制度及附件问题
五、办理公文应注意之事项
办理邮用公文参考
一、说明：
关于公文的类别及格式用语等都是根据邮局工作的具体情况及各机关常用的一般公文程式而提出的。
邮局专门性的东西如“验单”、“说明书”等的格式另有规定，用语照邮局习惯。
这个东西只能供同志们参考，希望多多提出意见，以便把它修改成为一个正式的东西。
二、类别及其用途：
(一)呈文：
“呈文”也叫“呈”，是一种上行公文，就是向上级写的一种公文，凡在下列情况时都用“呈文”。
1.向上级有所请求之时。
2.向上级请示工作办法时。
3.向上级说明某种问题的情况时。
4.答复上级所问的问题。
呈文的格式和举例(例子是假拟的)：
陕甘宁边区黄龙分区邮政分局呈文
行字第五号
年 月 日
事由：请求批准购设牲口由 附件：无
×××局长：
黄龙分区邮工很难动员，现在整编额数尚无法完全动员起来，动员群众牲口驮送邮件又不是长久办法，我们意见购设3个骡子，以便运送加班邮件，用以解决邮件的积压问题，希转请财厅批准为盼!
此致
敬礼
局 长：×××
副局长：×××
陕甘宁边区××邮局呈文
路字第二号
年 月 日
呈由：请示××至××邮路是否取消由 附件：无
×××局长 (××邮政分局)：
前因我们部队在××驻防，为了迅速投送部队邮件，曾经管局批准开设××邮路，现在该地驻军已经他调，去××邮件现在很少，此路是否取消，所有邮工3名如何处理，希予指示为盼!
此致
敬礼
局长：×××
陕甘宁边区绥德分区邮政分局呈文
字第 号
年 月 日
事由：呈复绥宋路邮工情况 附件：无
××局长：
顷接管理局第□□号便函询问绥宋路邮工情况，查近来晋绥由宋家川经转的邮件大量减少，因此我们将双班自×月×日起改为单班，但因工人太疲劳由一个休息改为两头休息，故共用7人跑递，队前10人，所长之3人现调回分局暂行顶替病号走班，特此呈复，是否有当，希予指示。
此致
敬礼
局长：×××
陕甘宁边区××邮局呈文
字第 号
年 月 日
附件：差错登记表一份
事由：为请核准实施差错登记办法由
××局长：
兹因去年战争恢复工作中×分区各地业务有些混乱，邮件差错很多，为了克服此种现象，经我局研究后拟定一种差错登记办法，即各局所于每月月终填写差错登记表，以便检查各局之差错次数，随时进行纠正，不知是否适用，希于核示为盼!
此致
敬礼
局长：×××
(二)报告即“工作报告”是用于做过工作以后向上级说明做的工作，各分局，如各个县邮局必须于每月月终向分局作书面“报告”，报告除了每月向上级呈报以外，还有的3个月作一次，也有的除每月之外，6个月还作一次“半年报告”，一般的除了每月报告之外每年一定还向上级作一次“全年的工作报告”。
书面工作报告的特点是要带总结性的，不只是报告情况。
除此以外，还有一种周报或旬报，那只是反映一周或一旬的工作情况，不带总结性(参看1948年9月23日群众日报西北局关于建立报告制度的指示)，其格式如下：
××邮局×月份工作报告
兹将我局×月份工作报告如下：
(1)业务方面
(2)邮路方面
(3)邮工教育方面
(4)其他
(5)工作中的困难和意见或经验教训
以上五项希于核阅指示(内容及排列次序不一定是这样机械，只是举例)。
此致
敬礼
年 月 日
局长：×××
(三)便函：上行、正行、下行都可以用，内容也比较广泛，什么事一般都可以用便函，格式也不拘一定形式，不一定用公文纸，只是写一个普通信的样子，惟便函发信人只署名，不写职务，有时用机关名义发函也可。
举例：
×局长：
9月12日来函及员工月报表已收悉，你这样负责的提出问题很好，关于员工月报制度，我们正在研究各地来表，尚未总结，不过可以根据各地不同的情况和报法提出一些意见供你参考。
1.你处能够遵守这一制度，并详细的填写，这是很好的，那些想报就报、不想报就不报的分、县局应向你学习，但望你能坚持下去以期收效。
2.员工月报的内容要有中心、生动、丰富有作用，必须有计划、有检查地对员工做了工作才能办到，没有工作就没有内容，如绥德分区对员工的管理、教育较好，所以每次月报内容就生动、丰富。你处对员工的教育，我们觉得对各县局长还须抓紧(如安边、靖边)，除书面的通报外，必要时亲自出去巡视也好，单靠他们自己搞，工作的开展是很慢的。
3.月报的写法分情况反映与总结两种，究用何种，根据材料选择，要用调查、研究、分析、总结的方法来整理，写的时候要注意一般情况与个人情况相结合，单写一般很抽象，单写个人很孤立，既不宜单纯结语，也不宜现象罗列。你处现时写法是以个人为单位的单纯结语，式如“某人思想进步，工作平常”等语，这是一种抽象的孤立的写法，没有将你处员工典型范例活生生地表现出来。今后写时应：(一)归纳总的情形，说明员工进步表现在什么地方，何人身上，何事例证，如有不良现象，表现在何时何地何人身上。(二)上月与本月对比，人数增减，解决了什么问题，存在什么问题。(三)如某县只有局长一人者，即不须向分、管局填月报，另外所管员工中有些人在本月没有什么大的变化也可不写，如勉强写上也是平淡无味流为形式。
4.今后行政科可根据各地月报中反映的情况和提出的问题，加以研究，提出一些意见，供你们参考，过去我们对各地月报没有选择必要签复者给以回复是很大的缺陷，值得我们注意!
此致
敬礼
×××
××同志：近闻你区乡邮工作搞得很好，并且你区××等县乡邮经验更为丰富，现我区已日趋巩固，各地集镇工商业比过去更为发展，农村的学校也都开课，因此我区各地之乡邮工作成了目前急待建立的主要工作，除了向管理局呈请派视察员前来指导外，希将你处进行乡邮工作的经验详细示知，以便我们学习为荷!
此致
敬礼
×××
××局长：据邮工谈××近来市面上卖的文具很多，且很便宜，不知确实否?如实有其事，希将邮局用的几种文具如毛笔、变色铅笔、复写纸等物价格代为打问，并速来信说明以备购买一批应用为荷!(如用机关名义只盖公章不另写机关名)
致以
敬礼
邮管局计核科启
月 日
(四)公函
公函是一种平行公文，用于平级机关或非直辖之上级机关，凡向平级或非直辖之上级机关用书面形式正式交涉或正式通知什么问题时均用“公函”，公函格式一般用机关关防(印、铃、记同)，发函人署名时要写明职务。
举例：
陕甘宁边区邮政管理局公函
字第 号
年 月 日
事由：为请发给药品 附件：无
××部长：
兹有本局×××同志因患肺病比较严重，经医生诊断须服用鱼肝油精，前在边卫请领，但边卫刻下不存此项药品，特速请你处发给两瓶，与伊服用，因该同志系新由敌区来者，故希破例批复为荷!
此致
敬礼
局 长：×××
副局长：×××
(五)通知：通知是一种平行公文，但也可用于非直辖之上级机关，例如收寄邮件办公时间的规定，开办信汇，增加邮资的通知等。
通知一般用机关名义发出，机关负责人不必署名。有时也用机关全称，后面即由负责人署名。
其格式为：
通 知
特此通知
陕甘宁边区邮管局
(六)命令：命令是上级机关给下级机关的最郑重的公文，下级对上级的命令只有服从与执行。
其用途：
(1)用于干部之任免。
(2)指定要做的工作。
(3)指定调查情况。
(4)其他令行事项。
举 例：
陕甘宁边区邮政管理局命令
字第 号
年 月 日
事由：命××邮局抽调老邮工由 附件：无
××局长：
兹因你处工作初次建立，邮工动员困难，故将老区邮工为你处派来20多名。刻下黄龙分区已趋巩固，各种工作大部上了轨道，而西府分区邮政工作行将建立，需要老邮工参加工作，希于接奉此令后，即行尽速在你区动员邮工，将派去之老邮工抽出，并于×月×日以前在××集合待命，执行情形仰即详报为要!
此令
局 长：×××
副局长：×××
陕甘宁边区邮政管理局命令
字第号
年 月 日
事由：为令寄挂单合并使用邮件清单由 附件：无
××局长：
为了适应目前边区情况、便利工作与节省物资起见，特决定寄挂单合并使用，改称“邮件清单”，使用时先登挂号邮件，后登经转之袋套，然后再将平信、平书、平报的数目登在末尾和挂号的邮件包装在一起。该办法既省物资(纸张、复写纸、铅笔等)，做起来又简便迅速，希边区各局所自×月份起一律使用邮件清单为要!
此令
局 长：×××
副局长：×××
(七)批答：批答是上级机关给下级机关答复问题的一种公文，用于下级有“呈文”请示工作或请求问题或报告工作后之答复时用的。
举例：
陕甘宁边区邮政管理局批答
字第 号
年 月 日
事由：为批准实施差错登记办法由 附件：无
××局长：
第×号呈文及附件均悉，准如所拟实施。你们这种肯动脑子创造出新的工作办法的精神，是值得各局学习的。此种差错登记办法很好，除在通告上登出，向边区其他各局推广实施以便减少差错现象外，并希今后继续多加研究，创造出更多更好的办法，以活跃与改进边区邮务工作。
此批
局长：×××
陕甘宁边区邮政管理局批答
字第 号
年 月 日
事由：为批示增加邮工由 附件：原邮工配备表一份
××局长：
第×号呈所请你处增加邮工30名一节，经我们研究，发现有许多路线上所配备之邮工超过原则，如××至××计两站路，开每日班有五人即可，而你们提出八人未免太多，至于××路××路等也都太多，特将原表退下，希另行核算确定后寄来，以便审查转报民厅!
局 长：×××
副局长：×××
(八)指示信：指示信是上级向下级进行一般的工作指示时用的，其内容比较广泛，并且是在某些原则问题下的一些具体问题。可以本年7月管理局局字一号指示信为例子。再如去年管局所颁发之战时邮政工作改进办法也是一种指示信的性质，可作参考，不另举例。
(九)电报：电报无论上行、下行、平行均可用，但必须是比较重大的问题，必须是有时间性的问题。电报内容一般不能过多，以言简意赅为主，为了省字，最后的日期用代日韵母，署名及称谓也是越简练越好!
举 例
三边邮分局王、关中邮分局王、罗、延安刘、张、：
定边已收复，仰速布置延定邮路。
延关36号机要文件收到，速复
延安局刘、张
延安林扬主席转刘、张
定边收复急需邮工十名补充定边邮路速派来。
(十)通告：通告是邮局内部用的一种公文，分对内、对外两种，对内就是管理局将一些工作情况人事情形，告诉大家知道的，详见本局各次通告；另一种是对外的，向外宣布某种情形，例如关于信汇的通告。
举例：
邮政管理局通告
公字第二号
兹为便利各界人士购买书报及寄送零星款项起见，经本局研究，创办一种信的附寄款项办法名为“信汇”，并决定自本年8月16日起先由各分区邮政实行试办。即本局将各邮政分局之间、各分局于各分局之间(各专署之间)，可以互通“信汇”，各县邮局暂不通汇，至于寄汇的详细办法，希向本局门市部及各分区之邮政分局询问为荷!特此通告。
1948年8月8日
(十一)验单：验单也是邮局内部用的一种公文，主要是用于邮政业务手续上发生差错的纠正或查询，只列出以下几个例子以作参考，但其格式及在何种情况之下应用，另有规定。
例一：短少东西
顷接你局来我局第×号排单内注×号延——塞一套收到，但该套皮上尚写明外报五件，经同众点验，确未收到，而排单上也未注明外附字样，经询问邮工×××，据称他领邮件时也只有一套，并无外附之件，复经同众将该套拆开，该第×号邮件清单末端则注有平报五件(外附)。现确未收到，不知如何错误，希予查明见复!
此致
延安邮局
安塞邮局启
月 日
复验
验悉：查该五件平报，是因我局粗心漏发，已于次日第×号邮件清单发往你处了，特此奉，希予查照。
此致
安塞邮局
年 月 日
延安邮局启
例二：
今接你局来本局第×号一袋，经同众点验，绳口、封志、袋身均各完好无讹，重量亦属相符，但经同拆，该清单第本页三格所注之×号双挂号信一件确未收到，希予查复为要!
此致
富县邮局
年 月 日
延安邮局启
附：原第×号袋牌绳口铅丸等及原15/3801号袋一条。附张寄管理局
复验
验悉：查该第×号双信一件，本局确于×年×月×日装入××第××号邮件清单之第×页×格，并请通讯员×××眼同装入15/3804号袋内无讹，今你处退来之绳口并非原来绳口，根据这样情况，显系你处收到时绳口封志并非完好，应于当时向交班邮工追查，况且你处收到该袋时间应在×月×日，而你局发日期则是×月×日，相差3天之久，可见遗失邮件之事在于你局与交班邮工之间，决非本局错误，希再详查为荷!
此致
延安邮局
月 日
富县邮局启
例三：(短少清单)
启者：今收到你局来本局第×号邮件一袋，经同众开拆点验，内装除平书2件、平报10件、平信30件及挂号信5件外，清单遍找无着，兹代补填清单一纸附上，希予查核验复为荷!
此致
××邮局
附补清单一纸。 月 日
复验
验悉：该第×号邮件清单本局确已发出，你局所补清单内之邮件号码及数目以及邮袋号码均与底单相符，除在所补清单上加盖日戳退回外，特此奉复!
此致
月 日
××邮局启
例四：(误发邮件)
今收到你局发来本局第×号信一袋，内有本局去××及××信两套，查二套系本局于×月×日由第×号邮件清单发往你局者，何以又行误发本局，希予详查见复为荷!
此致
××邮局
月 日
××邮局启
副张寄管理局
复验
查该二套系本局经手人一时大意误发你处，除今后特别注意外，特此奉复!
此致
××邮局
月 日
××邮局
例五(越号)
查你局来本局邮件清单昨日收到第36号今日收到38号，计知少第37号未收到，不知是否越号，希查明见复。
此致
××邮局
月 日
××邮局启
例六(排单未填袋套等件)
今收到××第×号排单，该排单上只有日戳及发邮人签字、邮工盖章，但袋套格内不填明几袋几套，上端空隙处也未填明邮件袋套号码重量等，除将本局收到之邮件详列清单附上请予核对，并代为补填于该原排单上之外合行验达查照。
此致
××邮局
月 日
××邮局启
复验
查因本局经手人一时疏忽，在该排单上漏登邮件袋套、号码、重量等，所开清单与发班本局所登各件相符，除以后注意外特此奉复。
此致
××邮局
月 日
××邮局启
三、公文用语及格式
(1)我们的公文用语以通顺明白为主，不限于文言文，更不需多用故典，同时一些公文的字眼也应不用。如：钧局、贵局、敝局、钧座、职、敝人，鄙人一律不用，可用你局、我局、本局、你们、我们(对局长可称局长，科长称科长，对自己可写名字或称我都可以)。
(2)公文格式以前述之各项例子为参考。
四、副张制度及附件问题
(1)副张制度：副张制度用于下列几种情况：
①一件事与几方面都有牵连者，必须由行文局给有关各方都抄寄副张；
②各邮局与邮局之间发生重大问题，行文时可给管理局抄寄副张；
③管理局因工作指示县局须通知分局者，于行文时给分局要抄寄副张；
④各级邮局指示下级工作属于一般性者或必要上级知道者，应为上级机关抄呈副张公文。
副张的办法是照抄一份或几份原文，例如洛川邮局因绥德局发生重大的误发的邮件为绥德局写一验单，这就须给管理局抄寄副张，而副张验单不另外写，就是把给绥德局之验单完全照抄一份就得了，或写验单时多垫一张复写纸就可以了。收到副张公文的邮局对副张公文内所提到的问题中与自己有关的部分必须发表意见，应说明者说明，应处理者处理，应证明者证明，不能置之不理。
(2)附件问题：
在业务手续中发生差错，如发生短少东西，于缮登验单时，必须把有关的证件随验附去，在附去时一定在公文内及信封外批明附内(或外)。
五、办理公文应注意的事项：
(1)拟稿及核稿：办理公文时首先应拟一个底稿，拟好之后再看一看，读一遍，看将自己的意思都表达出来没有，应该说的事都说了没有，所说的话别人能不能看得明白。
同时在未拟稿之前还要想一想问题应该怎样提法?拟好之后，须交领导同志核稿，领导人核过之后认为可以发就可签字。
(2)办理公文尽可能一件事一个公文，尽可能避免一个公文上很多事，自己及人家归档时都不方便，收文机关如事情分管处理也难。
(3)抄写及核对
抄写公文一定要写得清清楚楚，不能模糊不清，抄写拟稿如不是一个人，不能在抄写中随便改原稿字句，发现原稿不妥当之处可以询问拟稿人，在抄写时有关重要之数字或重要字眼写错而另行更正时，必须时由抄写人盖章证明，以昭郑重而防意外。抄写完毕之后一定将所写好的公文与原稿逐字逐句核对(二人校对最好)，看有无抄错及遗漏的。
(4)盖章盖印：发出公文时一定加盖必盖的印章日戳等，否则对方收到的白头公文视做无效。
呈文、公函、命令、批答、指示信，必须盖方印(记也可，无方印者不盖)及负责人私章，便函不盖方印，可在尾后盖条章或私章，验单之发与复均须盖日戳，并由经手人及核准人签字。
(5)收发问题：
①收发文件尽可能记登记收文发文登记簿。
②关于收文应注意事项：
注意文件封口是否完整，有无外附之件。
开拆文件必须检查有无外附之件，是否完全。
③关于发文应注意之点：
绝对当心文件之互相误装。
检查公印私章是否已经盖了。
注意附件之漏登漏发，外附之件须在封面写明。
机要文件务须封装坚固。
(6)档案：业务档案在业务手续细则中已经提到，不再多说，这里所提是公文档案问题。
①所有来往公文在办过之后，不应随便乱放，应予归档，归档可分门别类，分类时先应分开几大类，如文件多的再分小类，至于如何分类，按地区分也可以，按文件性质分也可以。
例如按地区分者。
(甲)本局
(一)行政类
(二)业务类
(三)计核类
(四)报告类
(五)规程细则类
(六)其他
(乙)绥德分局
(一)行政类
(二)业务类
(三)计核类
(四)报告类
(五)规程细则类
(六)其他
余类推
按文件性质分
(甲)行政类：
(一)本局
(二)民厅
(三)绥德分局
(四)黄龙分局
(五)关中分局
(六)陇东分局
(七)三边分局
(八)直属分局
(乙)业务类：
(一)
(二)
(三)
余类推
②档案之传阅、借阅等均应有一定的登记，否则容易遗失。
③文件归档时，必须一个问题与其一次来的文件或屡次来的、或也有上面来的、平级来的、下面来的，只要是属于一个问题的都要粘在一起，必须是另粘一张封皮，封皮上可以编号摘要，以便登记和查寻。
④未解决的问题，应另放于待复文件中，时刻注意催询解决。如管理档案人与处理问题者不是一人，则管档案人经常提示处理者注意催询、待复文件。
最后：公文用纸的大小及格式应尽量一致，便于存档和装订。
陕甘宁边区邮政史/陕甘宁边区邮政史编写委员会编著.—北京:人民邮电出版社,1997.5